IA que trabajaOficios y servicios a domicilio4 casos
Presupuestador instantáneo en la web
Llaman a las nueve de la noche pidiendo precio de cambiar un grifo. Si no contestas, llaman al siguiente fontanero.
Un formulario que hace tres preguntas, calcula una horquilla con tus tarifas y te manda el aviso al móvil. El cliente ve el precio al instante y tú decides si aceptas el trabajo.
Control: Tus tarifas en una hoja que editas tú; cambiar un precio no requiere llamarnos.
Partes de trabajo por foto y voz
Acabas la reparación a las siete y el parte lo escribes en casa, de memoria, después de cenar.
Mandas una foto y un audio de treinta segundos por WhatsApp. Se transcribe, se redacta el parte con materiales y horas, y queda listo para facturar.
Control: Los partes se guardan en tu Drive en PDF; se leen sin nosotros y sin la plataforma.
Agenda que no se pisa ni deja huecos
Dos avisos a la misma hora en barrios opuestos, y media mañana muerta entre uno y otro.
Los avisos entran ordenados por zona y hueco real, contando el desplazamiento. Al cliente le llega la franja por SMS y un recordatorio el día antes.
Control: Sincroniza con tu Google Calendar: si apagas todo, la agenda sigue en tu móvil.
Seguimiento del presupuesto enviado
Mandas veinte presupuestos al mes y no sabes cuáles siguen vivos. Perseguirlos da vergüenza y da pereza.
A los tres días sale un correo breve preguntando si sigue interesado; a los diez, otro. Se paran solos en cuanto contesta. Tú ves el estado de cada uno.
Control: Los textos son tuyos y los editas en una pantalla, sin tocar código.
Hostelería y restauración4 casos
Reservas por WhatsApp a cualquier hora
El teléfono suena en plena cena y nadie puede cogerlo. Esa reserva se ha ido a otro sitio.
Un chat que coge la reserva, comprueba mesas libres, confirma y avisa si hay alergias. Lo que no entiende, te lo pasa a ti en vez de inventarse nada.
Control: Las reservas caen en tu hoja de siempre; el día que quieras apagarlo, sigues trabajando igual.
Escandallo y precio de carta al día
Sube el aceite y sigues cobrando la ensaladilla al precio del año pasado. Nadie tiene tiempo de recalcular treinta platos.
Se leen las facturas de proveedor, se actualiza el coste de cada plato y te avisa cuando uno baja del margen que hayas fijado. Con la propuesta de precio nuevo.
Control: Todo en una hoja de cálculo tuya, con las fórmulas a la vista.
Respuesta a reseñas, con tu tono
Ochenta reseñas sin contestar en Google. Las malas sin respuesta pesan el doble.
Cada reseña nueva llega con un borrador de respuesta escrito como hablas tú. Lo apruebas con un toque o lo cambias. Las de una estrella nunca salen sin que las veas.
Control: Nada se publica sin tu visto bueno: es una regla del sistema, no una opción.
Pedido a proveedores según lo que has vendido
El pedido se hace a ojo los lunes. Unas semanas falta género y otras se tira.
Mira lo vendido, lo que queda y lo que viene en la agenda (fiestas, reservas grandes) y te propone el pedido. Lo revisas y sale.
Control: El histórico de consumo es tuyo y exportable; sirve para negociar con el proveedor.
Comercio y tienda online5 casos
Fichas de producto a partir de una foto
Cuatrocientas referencias nuevas y cada ficha son diez minutos de escribir lo mismo con otras palabras.
De la foto y la ficha técnica salen título, descripción, medidas y etiquetas, en tu tono y pensadas para buscarse. Las revisas en lote, no una por una.
Control: Se suben por la API de tu tienda; si nos vamos, las fichas ya están dentro de tu Shopify o WooCommerce.
Atención de «¿dónde está mi pedido?»
Siete de cada diez correos preguntan lo mismo, y cada uno obliga a abrir la web del transportista.
Se identifica el pedido, se consulta al transportista y se contesta con el estado real y la fecha estimada. Lo que se sale del guion pasa a una persona.
Control: Cada respuesta queda registrada; puedes leer qué se contestó y a quién.
Vigilancia de precios de la competencia
Te enteras de que el de al lado bajó el precio cuando dejas de vender.
Cada mañana se revisan las referencias que te importan y recibes solo los cambios que afectan a tu margen, con la propuesta de qué hacer.
Control: El histórico en una hoja tuya, útil también para hablar con proveedores.
Recuperación de carritos abandonados, sin acosar
La mitad de los carritos se quedan a medias y no se hace nada.
Un correo a las dos horas y otro al día siguiente, escritos como escribes tú, con el producto que dejó. Se para en cuanto compra.
Control: Los textos y los tiempos se editan en una pantalla; puedes apagarlo sin llamarnos.
Devoluciones sin cadena de correos
Cada devolución son cinco correos de ida y vuelta para saber qué pasó y si procede.
Un formulario que pide foto y motivo, aplica tu política y genera la etiqueta si procede. Los casos raros van a una persona con todo el contexto ya reunido.
Control: Tu política escrita en un documento que puedes cambiar; el sistema la lee de ahí.
Clínicas y consultas3 casos
Recordatorios que reducen las ausencias
Dos o tres huecos vacíos al día porque el paciente se olvidó. Ese hueco no se recupera.
Aviso por WhatsApp a las 48 y a las 3 horas, con opción de cambiar la cita en un toque. El hueco liberado se ofrece a quien está en espera.
Control: Va sobre tu agenda actual; no cambiamos de programa, nos conectamos al que ya usas.
Preparación de la primera visita
El paciente llega y hay que rellenar el historial en la consulta, comiéndose la mitad del tiempo clínico.
Antes de venir contesta un cuestionario por el móvil. Llega resumido a la ficha, con lo relevante destacado.
Control: Datos en tu sistema, cifrados, con registro de quién los ha consultado.
Seguimiento posterior automático
Nadie llama a los diez días para ver cómo va. Es lo que hace que un paciente vuelva.
Un mensaje en el plazo que marques según el tratamiento. Si contesta que algo va mal, salta el aviso al equipo el mismo día.
Control: Los plazos y los textos por tratamiento los defines tú en una tabla.
Despachos y asesorías4 casos
Lectura de facturas y volcado al programa
Cada trimestre, cajas de PDFs que alguien teclea a mano. Y un número mal escrito son horas de buscar el descuadre.
Se leen los PDFs, se extraen base, cuota y proveedor, y se vuelcan al programa contable. Lo dudoso se aparta para que lo mire una persona, no se adivina.
Control: Cada apunte guarda el PDF de origen: puedes auditar de dónde salió cada cifra.
Reclamación de documentación a clientes
El día 18 llamando a treinta clientes para que manden lo que falta. Todos los meses.
Cada cliente recibe la lista de lo que falta, en su idioma y sin jerga. Los avisos se paran solos cuando entrega. Tú ves el semáforo de quién va tarde.
Control: El estado de cada cliente en un panel que puede llevar cualquiera del despacho.
Buscador sobre vuestros propios expedientes
«Esto ya lo resolvimos en un caso parecido» y nadie recuerda en cuál ni dónde está el escrito.
Preguntas en lenguaje normal y encuentra el expediente, el escrito y el párrafo, citando el documento. Sin inventarse jurisprudencia.
Control: Se instala sobre vuestro archivo actual; los documentos nunca salen de vuestro servidor.
Control de plazos y vencimientos
Un plazo que se pasa es un problema grave, y depende de que alguien se acuerde.
Se leen los vencimientos de cada expediente y avisan con la antelación que marques, subiendo el tono si nadie responde.
Control: Los plazos viven en vuestro calendario; el aviso es un extra, no la única red.
Inmobiliaria y alquiler3 casos
Filtro y cita de los interesados
Cien mensajes por anuncio y noventa no cumplen requisitos. Filtrarlos es un trabajo en sí.
Un chat que pregunta lo imprescindible, descarta con educación lo que no encaja y agenda visita a quien sí. Tú recibes solo a los viables.
Control: Los criterios de filtro los escribes tú en una pantalla y se aplican al momento.
Anuncios y fichas desde las fotos
Cada piso son cuarenta minutos escribiendo el anuncio y subiéndolo a cinco portales.
De las fotos y los datos sale el anuncio con su texto, medidas y puntos fuertes, adaptado a cada portal.
Control: Los textos quedan en tu gestor; si nos vamos, siguen publicados.
Incidencias de inquilinos ordenadas
Las averías llegan por WhatsApp a las once de la noche, sin dirección y sin foto.
Se recoge la incidencia con foto, dirección y urgencia; se avisa al gremio que toca y se informa al inquilino del estado sin que tengas que hacer de centralita.
Control: Histórico por vivienda: útil para el propietario y para discutir con el seguro.
Formación y academias3 casos
Corrección de ejercicios con explicación
Ciento veinte ejercicios iguales cada semana, y la corrección llega tarde para que sirva de algo.
Se corrige al momento y se explica el error a cada alumno. El profesor recibe el resumen de qué se ha atascado en toda la clase.
Control: Las rúbricas y los criterios los pone el profesor; se pueden cambiar entre semanas.
Seguimiento de quien se está descolgando
Te enteras de que un alumno abandonó cuando ya no vuelve.
Se detecta la caída de actividad o de notas y salta el aviso al tutor con el contexto, mientras aún se puede hacer algo.
Control: Los umbrales de alerta los defines tú; nada se decide en una caja negra.
Matriculación y cobro sin papeleo
Cada matrícula son tres correos, un PDF firmado a mano y un recibo que alguien apunta.
Un enlace donde el alumno se matricula, firma y paga. El recibo y el alta en el sistema salen solos.
Control: Los contratos firmados se guardan en tu Drive, con su sello de tiempo.
Talleres y automoción2 casos
Presupuesto de reparación con fotos
El cliente manda fotos del golpe por WhatsApp y hay que buscar referencias y precios de piezas a mano.
De las fotos y la matrícula sale una horquilla con piezas y mano de obra, y el aviso de qué hay que ver en persona.
Control: Tus tarifas y márgenes en una tabla tuya, editable.
Recordatorio de revisión y ITV
Tienes en la base mil clientes que no vuelven porque nadie les recuerda que les toca.
Aviso automático según fecha de última revisión o vencimiento de ITV, con enlace para pedir cita.
Control: La base de clientes sigue siendo tuya y exportable en un clic.
Construcción y reformas2 casos
Mediciones y certificaciones de obra
Las certificaciones mensuales se montan a mano en Excel cruzando partes de obra y albaranes.
Se cruzan partes, albaranes y presupuesto y sale la certificación con las desviaciones señaladas.
Control: Sale en tu formato de Excel de siempre, con las fórmulas visibles.
Seguimiento de obra desde el móvil
El jefe de obra manda fotos y notas de voz que nadie ordena, y el cliente pregunta cómo va.
Las fotos y audios del día se convierten en un parte ordenado y en un resumen semanal para el cliente.
Control: Todo el material queda en carpetas por obra en tu Drive.
Agencias y servicios profesionales3 casos
Informes de cliente sin montarlos a mano
El día 1 de cada mes, veinte informes copiando datos de cinco paneles distintos.
Se recogen los datos, se montan las gráficas y se redacta el análisis. Tú revisas y firmas.
Control: La plantilla es tuya y editable; los datos se pueden descargar en bruto.
Actas y tareas de cada reunión
Sales de la reunión con tres compromisos en la cabeza y ninguno escrito.
De la grabación salen el acta, los acuerdos y las tareas con responsable y fecha, en el gestor que ya usáis.
Control: Las actas se guardan en texto plano: se leen dentro de diez años sin ningún programa.
Propuestas comerciales en una tarde
Cada propuesta se monta partiendo de la última que se parece, buscando en carpetas.
De una conversación de veinte minutos sale la propuesta con alcance, fases y precio, con tu estructura de siempre.
Control: Tus plantillas y tu catálogo de precios, en documentos que editas tú.
Transporte y logística2 casos
Albaranes y firmas digitalizados
El albarán firmado viaja en papel en la cabina y aparece dos semanas después, arrugado.
El conductor hace una foto, se lee, se asocia al pedido y queda listo para facturar el mismo día.
Control: Los albaranes en PDF en tu almacenamiento, con su índice.
Aviso de retrasos antes de que pregunten
El cliente llama enfadado porque su envío no ha llegado, y te enteras con él.
Se detecta la desviación sobre lo previsto y se avisa al cliente con la nueva hora antes de que llame.
Control: El registro de incidencias sirve para renegociar plazos con conocimiento.
Cualquier negocio8 casos
El correo de siempre, contestado
Cien correos al día y ochenta son cuatro preguntas repetidas.
Se clasifican, se contestan los repetidos con tu tono y se te dejan los que necesitan criterio, ya resumidos.
Control: Todo queda en tu buzón de siempre, en su carpeta; no cambiamos de correo.
Facturas recurrentes y cobros
El día 1 emitiendo las mismas facturas y persiguiendo a los que no pagan.
Se emiten solas, se envían y se reclaman con avisos que suben de tono. Tú ves quién debe qué.
Control: Se integra con tu programa de facturación; los números siguen siendo los oficiales.
Cuadro de mando de verdad
Para saber cómo va el mes hay que abrir cuatro programas y cuadrarlos a mano.
Una pantalla con lo que de verdad importa de tu negocio, actualizada sola, y un resumen semanal por WhatsApp.
Control: Las consultas están documentadas: se ve de dónde sale cada número.
Ese Excel que sostiene la empresa
Un Excel con veinte pestañas que solo entiende una persona. Si se va de vacaciones, se para todo.
Se convierte en algo que usa cualquiera, con las mismas cuentas pero sin dependencias ni pestañas ocultas.
Control: Se documenta cada cálculo que hacía el Excel: el conocimiento sale de esa cabeza y queda escrito.
Alta de empleado sin olvidos
Cada incorporación son quince recados: correo, accesos, equipo, formación, papeles.
Una lista que se dispara sola, avisa a cada responsable y no se cierra hasta que todo está hecho.
Control: El proceso queda escrito paso a paso: sirve de manual aunque apagues la automatización.
Vigilancia de licitaciones y ayudas
Te enteras de la subvención cuando ha cerrado el plazo.
Se revisan a diario los boletines que te afectan y recibes solo lo que encaja con tu actividad, con el plazo y qué documentación hace falta.
Control: Las fuentes vigiladas son públicas y están listadas: puedes comprobarlas tú.
Chat interno sobre vuestros documentos
«¿Dónde está el procedimiento de devoluciones?» Preguntado cinco veces por semana.
Un chat que responde citando el documento y la página. Si no lo sabe, lo dice en vez de inventárselo.
Control: Se monta sobre vuestras carpetas actuales, sin mover nada de sitio.
Copias de seguridad que alguien comprueba
Hay copias, sí. Nadie ha probado nunca a restaurarlas.
Copias automáticas y una prueba de restauración periódica que avisa si algo falla. Una copia sin probar no es una copia.
Control: Las copias se guardan donde tú digas, con instrucciones de restauración que puede seguir otro.
Ninguno encaja del todo con lo tuyo? Es lo normal: estos son ejemplos, y el trabajo real siempre es a medida. Cuéntanos tu caso y te decimos qué se puede hacer.